CRM a medida o HubSpot/Salesforce: qué le conviene a una pyme

En resumen

• Empieza por el CRM estándar: si tu proceso de venta es el habitual y HubSpot, Salesforce u otro producto lo cubre con configuración, no necesitas un desarrollo.
• El CRM a medida compensa cuando tu proceso tiene estados y reglas propios, cuando el equipo completa el CRM con Excel o cuando pagas licencias y planes superiores por una parte pequeña del producto.
• No hace falta elegir todo o nada: puedes mantener el CRM que tienes y construir solo la parte que falta, conectada por API.
• Compara el coste a varios años: licencias por usuario, planes y horas de trabajo manual alrededor del CRM frente a desarrollo, hosting y mantenimiento.
• Mira la salida antes de entrar: exportación de datos en el CRM estándar; código, documentación y accesos acordados en el CRM a medida.
• En Digitup Studio los proyectos empiezan a partir de 1.000 €, con entrega a partir de 2 semanas.

¿Qué es un CRM a medida y en qué se diferencia de HubSpot o Salesforce?

Un CRM a medida es un software de gestión de clientes construido para el proceso de una empresa concreta, con sus estados, sus palabras y solo las pantallas que su equipo usa. HubSpot y Salesforce son productos estándar que alquilas por suscripción: el proveedor decide el modelo de partida (cómo se llaman las cosas, cómo se organiza un proceso) y qué función entra en cada plan; lo que puedes cambiar depende de la configuración y del plan.

Ninguna de las dos opciones es mejor en general. El problema aparece cuando tu negocio no trabaja con «lead, lead cualificado, propuesta y venta ganada», sino con solicitudes, expedientes, encargos, reservas o pólizas, y acabas adaptando la empresa al programa.

Digitup Studio es un estudio técnico de Madrid que diseña y construye software a medida, entre otras cosas CRM a medida. Aun así, en esa misma página lo decimos sin rodeos: «A veces deberíais utilizar HubSpot. En serio». Esta guía te ayuda a saber en qué lado estás.

¿Cuándo le basta a una pyme con HubSpot, Salesforce u otro CRM estándar?

Cuando el proceso comercial es estándar y una plataforma existente cubre casi todo con configuración. En ese caso, desarrollar desde cero probablemente no tenga sentido. Señales de que el CRM estándar es tu respuesta:

• Vendes con un embudo habitual: lead, lead cualificado, propuesta y venta ganada.
• Lo necesitas funcionando esta semana, no dentro de unas semanas.
• Te sirven las integraciones que el producto ya trae con tu correo, tu calendario o tu web.
• Hay pocos usuarios y el coste de las licencias no se va a disparar.
• Nadie en la empresa va a ocuparse de un software propio después del lanzamiento.

Antes de descartar el CRM que ya tienes, comprueba que está bien configurado. Un CRM mal configurado también obliga a llevar un Excel al lado, y eso no se arregla programando. Si con una buena configuración basta, no necesitas a Digitup.

¿Cuándo compensa un CRM a medida?

Cuando lo que usas del CRM es una parte pequeña y, además, esa parte no funciona como tu empresa necesita. Estas son las nueve señales del test de nuestra página de CRM a medida, adaptadas; si reconoces varias, merece la pena hacer números:

1. Tu CRM tiene muchas funciones que nunca utilizas.
2. Tienes que adaptar procesos al software.
3. Usas Excel para completar lo que el CRM no hace.
4. Copias información entre herramientas.
5. Tu proceso tiene bastantes particularidades.
6. El equipo se queja de la complejidad.
7. Necesitas integraciones específicas.
8. Quieres automatizaciones que tu CRM no permite.
9. Quieres IA trabajando con tu propio contexto.

Un ejemplo habitual es el proceso. El embudo genérico tiene cuatro pasos; el de una empresa de servicios puede tener ocho: solicitud recibida, documentación pendiente, revisión técnica, presupuesto, aprobación del cliente, producción, finalizado y seguimiento.

Construir a medida no significa reconstruir Salesforce. No tiene sentido desarrollar 300 módulos si solo necesitas clientes, proyectos, seguimiento, documentos, calendario, WhatsApp, automatizaciones, un panel e IA.

¿Cómo se comparan en coste, plazo, propiedad y riesgo?

El CRM estándar gana en rapidez e inversión inicial; el CRM a medida, en encaje con el proceso, propiedad y control de la evolución; la vía mixta reparte ambas cosas.

La tabla no incluye precios de terceros: varían por proveedor, plan y número de usuarios.

¿Cómo cobran HubSpot y Salesforce, y qué conviene mirar antes de contratar?

Los dos organizan el acceso por licencias de usuario y por plan o edición, así que el coste tiende a crecer con el número de personas que editan y con las funciones que necesitas. Lo comprobamos en sus páginas oficiales el 11 de noviembre de 2026; revísalo, porque cambia.

• HubSpot funciona por licencias. Según su documentación sobre licencias, cada usuario de una suscripción Starter, Professional o Enterprise tiene asignada una licencia. Las de solo lectura son gratuitas e ilimitadas en esas suscripciones, pero no permiten editar registros. Este modelo se aplica a las cuentas y suscripciones nuevas creadas después del 5 de marzo de 2024.
• Los objetos personalizados de HubSpot están en los planes Enterprise. Su documentación sobre objetos personalizados los lista solo en suscripciones Enterprise. Si tu negocio gira alrededor de algo que no encaja en los objetos estándar, como contactos, empresas, negocios o tickets (un expediente o una póliza, por ejemplo), mira esto antes de elegir plan.
• Salesforce publica precios por usuario y mes. En su página de precios para España, las ediciones de pago van de 25 € a 550 € por usuario y mes, y las superiores se facturan anualmente. La propia página advierte de que es informativa y está sujeta a cambios.
• Comprueba cómo salen tus datos. HubSpot permite exportar registros en CSV, XLS o XLSX a los usuarios con permiso de exportación. Haz una exportación de prueba con cualquier proveedor.

¿Cuánto cuesta un CRM a medida?

Depende de qué tiene que hacer, de con qué sistemas se conecta y de cuánta información maneja. En Digitup Studio los proyectos empiezan a partir de 1.000 €, con entrega a partir de 2 semanas; por encima de eso no publicamos rangos, porque el precio depende de cada proyecto.

Lo que más mueve el precio de un CRM a medida:

• El núcleo: cuántas entidades (clientes, proyectos, expedientes, tareas) y cuántos estados y reglas tiene el proceso.
• Los perfiles: no es lo mismo una vista única que pantallas distintas para comercial, operaciones, dirección y administración.
• Las integraciones: correo, calendario, WhatsApp, ERP, contabilidad, pagos o firma electrónica.
• La migración: cuántos datos hay que traer del CRM anterior y en qué estado están.
• La IA: resúmenes, búsqueda sobre documentos o borradores de respuesta, y cuánta información tienen que manejar.

Después del lanzamiento sigue habiendo costes: infraestructura, servicios de terceros que se pagan por uso y mantenimiento. La diferencia es que la funcionalidad no depende del plan contratado: no hay un nivel básico, profesional y Enterprise para desbloquear una función.

Para comparar las dos opciones, suma lo que pagarás en los años de uso: licencias, módulos y horas de trabajo manual alrededor del CRM frente a desarrollo, evoluciones y operación. La fórmula completa está en software a medida o SaaS, y los factores que mueven el precio de un desarrollo, en cuánto cuesta un software a medida.

¿Se puede mantener HubSpot o Salesforce y construir solo la parte que falta?

Sí, y a menudo es la decisión más sensata: el CRM sigue llevando lo comercial y tú construyes solo la pieza que no cubre. En transformación con IA lo resumimos así: «Si vuestro ERP funciona, se queda. Nosotros construimos la parte que falta». Con un CRM ocurre lo mismo.

Esa pieza suele ser una de estas:

• Un portal privado donde tus clientes consultan el estado de su solicitud.
• Un panel de operaciones para lo que pasa después de la venta: proyectos, tareas y entregas.
• Una automatización que evita copiar datos entre el CRM, el correo y la facturación.
• IA dentro del proceso, como en integración de IA: clasificar mensajes, preparar borradores o resumir el historial de un cliente.

La vía mixta tiene un precio: dependes de la API del CRM. Antes de empezar, revisa en la documentación del proveedor qué acceso a la API incluye tu plan y decide qué sistema manda en cada dato. Y si algún día quieres salir del CRM, exporta primero una copia completa y revisa qué campos se usan de verdad: muchos no hace falta migrarlos.

¿Qué lleva un CRM a medida para una pyme?

Lo que tu equipo usa cada día y nada más. Lo habitual es empezar por un núcleo pequeño y añadir módulos cuando aparecen como necesidad real, no al revés:

1. Clientes, proyectos y tareas: el núcleo operativo, con tu proceso y tus estados.
2. WhatsApp y documentos: las conversaciones y los archivos, ligados a cada cliente y a cada proyecto.
3. Automatizaciones e IA: avisos y altas que se crean solos, y un asistente que responde preguntas como «¿qué clientes llevan 30 días sin contacto?».
4. Portal y métricas: un espacio privado para clientes y un panel con solo los indicadores que miras.

Un CRM a medida tampoco tiene que vivir aislado: puede conectarse con el correo, Google Workspace, Microsoft 365, WhatsApp, Stripe, el calendario o el ERP.

¿Hace falta que la empresa que desarrolla el CRM esté en tu ciudad?

No. Un CRM a medida se puede definir y construir en remoto. Digitup Studio tiene su sede en Madrid, en la calle Alcalá 211, y trabaja principalmente en remoto, con reuniones presenciales cuando el proyecto lo pide. Trabajamos con empresas de Madrid, con clientes de otros puntos de España y en proyectos internacionales.

Más importante que la ciudad es quién lleva el proyecto: en nuestro caso, los dos socios, de principio a fin. Y no empezamos programando: primero entendemos cómo funciona la empresa y quitamos lo que sobra, como explicamos en la página de CRM a medida. Cómo trabajamos en general está en desarrollo de software a medida.

¿Qué proyectos parecidos hemos publicado?

No tenemos publicado un caso con la etiqueta «CRM», y preferimos decirlo. Lo que sí hemos publicado son sistemas de gestión construidos alrededor de un proceso propio, que es justo lo que diferencia a un CRM a medida de uno estándar.

En Tasaciones.com, Digitup desarrolló el producto desde cero: la app de cliente, la asignación de cada encargo según zona y tipología, la máquina de estados del encargo y el backoffice. En Deliciosos Ramos construimos un sistema interno de pedidos con asignación, notificaciones, backoffice, automatizaciones e IA generativa de imágenes. Y en Mallorcab, la plataforma de taxi incluye un backoffice operativo además de las apps de cliente y de conductor.

¿Cuándo no somos la opción?

Cuando basta un CRM del mercado ya configurado y nadie tiene que escribir software. Tampoco si el presupuesto está por debajo de 1.000 € o la entrega tiene que ser en menos de 2 semanas, ni si lo que buscas es alquilar desarrolladores sueltos sin un encargo de producto. Y no revendemos licencias: si solo necesitas implantar y configurar HubSpot o Salesforce, sin escribir software, te conviene un especialista en ese producto.

Te diremos cómo lo abordaríamos y, también, si creemos que no merece la pena hacerlo.

Digitup Studio, en quiénes somos

Fuentes

1. Manage seats, base de conocimiento de HubSpot. Consultado el 11 de noviembre de 2026.
2. Create custom objects, base de conocimiento de HubSpot. Consultado el 11 de noviembre de 2026.
3. Export records, base de conocimiento de HubSpot. Consultado el 11 de noviembre de 2026.
4. Precios de Salesforce Sales, Salesforce España. Consultado el 11 de noviembre de 2026.

Última revisión: 11 de noviembre de 2026 · Responsable del contenido: Stas Nikitin, CEO de Digitup Studio.